Ábyrgð

Framkvæmdastjóri fjármála / CFO

Umfang vöktunar

Ístak hefur sett upp stafrænar myndavélar á þeim verkstöðum þar sem rafræn vöktun er talin nauðsynleg á grundvelli öryggis og/eða eignavörslu, sbr. 3. gr. reglnanna.

Þeir staðir þar sem vöktun fer fram eru merktir með skýrum hætti. Vöktunin og reglur þessar eru kynntar þeim sem vöktun hefur áhrif á, hvort sem um ræðir starfsmenn eða þá sem heimsækja verkstaði þar sem öryggismyndavélar eru í almannarými.

Ístak notast við ökurita/staðsetningarbúnað í bifreiðum og vinnuvélum sínum í þeim tilgangi að uppfylla umhverfis- og öryggissjónarmið.



Tilgangur og meðalhóf

Tilgangur með rafrænni vöktun er í þágu öryggis og eignavörslu, til varnar því að eignir í eigu Ístaks, starfsmanna, verkkaupa og undirverktaka séu skemmdar eða stolið og að farið sé um byggingar eða aðrar eigur í leyfisleysi og til að stuðla að öryggi á þessum svæðum.

Við alla rafræna vöktun skal þess gætt að ekki sé gengið lengra en brýna nauðsyn ber til miðað við þann tilgang sem að er stefnt. Gæta skal þess að einkalífsréttur þeirra sem sæta vöktun sé virtur og forðast skal alla óþarfa íhlutun í einkalíf þeirra. Á þetta meðal annars við þegar tekin er ákvörðun um hvort viðhafa skuli rafræna vöktun, um umfang hennar, vinnslu persónuupplýsinga sem verða til við hana, aðgang að þeim og varðveislutíma þeirra.

Reglum þessum er ætlað að tryggja meðalhóf, virða einkalífsrétt þeirra sem sæta vöktun og ganga ekki lengra en nauðsyn ber til.



Meginreglur sem gilda um rafræna vöktun

Persónuupplýsingar sem verða til við rafræna vöktun skal fara með í samræmi við 8. gr. laga um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga nr. 90/2018.

Skulu upplýsingar unnar með sanngjörnum, málefnalegum og lögmætum hætti og öll meðferð þeirra samrýmast vönduðum vinnsluháttum persónuupplýsinga.

Upplýsingunum er safnað í yfirlýstum, skýrum og málefnalegum tilgangi, sbr. 3. gr. reglna Persónuverndar nr. 50/2023 um rafræna vöktun og eru ekki unnar frekar í öðrum og ósamrýmanlegum tilgangi. Upplýsingar sem safnað er skulu vera nægilegar, viðeigandi og ekki umfram það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar.

Upplýsingum sem er safnað skulu varðveittar í því formi að ekki sé unnt að bera kennsl á skráða einstaklinga lengur en þörf krefur miðað við tilgang vinnslu.

Þeim upplýsingum sem er safnað skulu unnar með þeim hætti að viðeigandi öryggi persónuupplýsinganna sé tryggt.



Heimild fyrir rafrænni vöktun

Vöktun með myndavélum fer fram til að gæta lögmætra hagsmuna Ístaks með vísan til öryggis- og eignavörslu, sbr. 6. tl. 9. gr. laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Vöktun með ökurita eða staðsetningarbúnaði fer fram í umhverfis- og öryggissjónarmiði.



Viðvaranir og fræðsla um rafræna vöktun

Ábyrgðaraðili skal gera viðvart um að rafræn vöktun fari fram með merki eða á annan áberandi hátt, þannig að einstaklingum sem eiga að sæta vöktuninni sé ljóst, áður en þeir koma inn á vaktað svæði eða vöktun hefst, að vöktunin er viðhöfð og að Ístak er ábyrgðaraðili hennar.

Viðvörun um rafræna vöktun skal einnig hafa að geyma upplýsingar um hvar megi fá nánari fræðslu um vöktunina, til samræmis við ákvæði 13. gr. reglugerðar (ESB) 2016/679, eða rafrænan tengil á slíka fræðslu.

Ábyrgðaraðili rafrænnar vöktunar skal jafnframt kynna sérstaklega þeim hópum fólks sem að jafnaði fara um hið vaktaða svæði, sbr. 2. mgr. 1. gr. reglna þessara, með sannanlegum hætti þær upplýsingar sem honum ber að veita vegna vöktunarinnar samkvæmt 12.-13. gr. reglugerðar (ESB) 2016/679. Varðandi upplýsingar til starfsfólks er vísað til starfsmannahandbókar.



Varðveisla persónuupplýsinga sem verða til við rafræna vöktun

Upplýsingum sem verða til við rafræna vöktun skal eytt um leið og ekki er lengur málefnaleg ástæða til

að varðveita þær.

Upplýsingar sem verða til við rafræna vöktun eru aldrei varðveittar lengur en í 30 daga nema lög

heimili eða eitthvað af eftirtöldu eigi við:

1. Upplýsingarnar geta skipt máli fyrir öryggi ríkisins og bandamanna þess, samskipti við erlend ríki eða aðra mikilvæga þjóðaröryggishagsmuni;
2. Hinir skráðu samþykkja lengri varðveislutíma og samþykkið uppfyllir kröfur 10. gr. laga nr. 90/2018, sbr. 7. gr. reglugerðar (ESB) 2016/679;
3. Upplýsingarnar verða til við aðgerðaskráningu eða eru geymdar á öryggisafritum;
4. Upplýsingarnar eru nauðsynlegar til að krafa verði afmörkuð, sett fram eða varin vegna dómsmáls eða annarra slíkra laganauðsynja;
5. Persónuvernd heimilar sérstaklega eða mælir fyrir um lengri varðveislutíma.

Skoðun persónuupplýsinga sem verða til við rafræna vöktun

Myndefni úr stafrænum myndavélum er heimilt að skoða ef upp koma atvik er varða eignavörslu eða öryggi einstaklinga, s.s. þjófnaður, skemmdarverk eða slys. Einungis þeir sem til þess hafa leyfi hjá Ístak geta skoðað upptökurnar og skulu þeir hafa undirritað trúnaðar- og þagnarskylduyfirlýsingu vegna starfa sinna. Miðað er við að einungis starfsmenn upplýsingatæknisviðs, gæða- og öryggisstjóri, forstjóri, framkvæmdastjórar og staðarstjóri hvers

verks geti haft þetta leyfi.

Berist krafa frá aðila um skoðun gagna sem hafa orðið til við rafræna vöktun um hann, skulu gögn skoðuð og gengið úr skugga um að upptaka sé af aðila. Ef svo er þá er honum heimilað að skoða efnið eigi síðar en innan eins mánaðar frá móttöku erindis að því gefnu að það skerði ekki réttindi og frelsi annarra. Komi upp ágreiningur, m.a. vegna hagsmuna þriðja aðila, má vísa honum til úrlausnar Persónuverndar. Getur Persónuvernd þá lagt fyrir Ístak að varðveita gögn þar til niðurstaða hennar liggur fyrir.

Ef skoðun á myndefni leiðir í ljós að grunur sé um eignaspjöll, slys eða mögulega refsiverða háttsemi þar sem einstaklingar undir lögaldri koma við sögu skal forsjáraðilum þeirra einstaklinga gert viðvart og þeim gerð grein fyrir möguleika á því að fá að vera viðstaddir skoðun á efni.



Afhending persónuupplýsinga sem verða til við rafræna vöktun

Eingöngu er heimilt að miðla persónuupplýsingum sem verða til við rafræna vöktun í eftirfarandi tilvikum:

1. hinir skráðu samþykkja það og samþykkið uppfyllir kröfur 10. gr. laga nr. 90/2018, sbr. 7. gr. reglugerðar (ESB) 2016/679;
2. upplýsingarnar varða slys eða meintan refsiverðan verknað og eru afhentar lögreglu;
3. mælt er fyrir um miðlun upplýsinganna í lögum;
4. upplýsingarnar eru nauðsynlegar einum eða fleiri hinna skráðu til að krafa verði afmörkuð sett fram eða varin vegna dómsmáls eða annarra slíkra laganauðsynja, t.d. þegar tryggingafélag tekur afstöðu til bótaskyldu;
5. ákvörðun Persónuverndar um að heimila miðlun upplýsinganna liggur fyrir.

Réttindi hins skráða

Eins og áður segir á sá sem sætt hefur rafrænni vöktun rétt á að skoða gögn sem verða til um hann við vöktunina á grundvelli 1. mgr. 15. gr. reglugerðar (ESB) 2016/679, standi önnur ákvæði hennar því ekki í vegi.

Jafnframt á sá sem sætt hefur rafrænni vöktun rétt á afriti af þeim persónuupplýsingum um hann sem verða til við slíka vöktun samkvæmt nánari fyrirmælum 3. mgr. 15. gr. reglugerðar (ESB) 2016/679. Rétturinn til að fá afrit skal þó ekki skerða réttindi og frelsi annarra.



Andmæli við framkvæmd vöktunar

Komi fram athugasemdir eða andmæli við framkvæmd vöktunar og/eða ábendingar um að hún uppfylli ekki þær kröfur sem settar eru í reglum þessum eða lögum skal

hafa samband við mannauðsstjóra Ístaks með því að senda tölvupóst á netfangið hr@istak.is